Het voorjaar is voor veel hengelsportverenigingen de periode waarin de Algemene Leden Vergadering (ALV) wordt gehouden. Door de verscherpte maatregelen om het coronavirus te bestrijden, is het voor verenigingen dit voorjaar echter niet mogelijk om fysieke bijeenkomsten en vergaderingen te organiseren. Als alternatief is het mogelijk om de ALV digitaal te organiseren.
Veel verenigingen hebben hier weinig of geen ervaring mee, en een aantal zaken moet toch goed geregeld zijn. Het afgelopen jaar is gelukkig veel ervaring opgedaan op het gebied van online vergaderen en diverse mogelijkheden om online aan te melden, te stemmen en presenteren e.d.
In dit artikel lees je enkele handige tips, tools en voorwaarden om - indien noodzakelijk - de ALV op een goede manier online te organiseren. Tools als Zoom, Microsoft Teams en Google Meet bieden hierbij ook zeker eenvoudige mogelijkheden. Zij stellen in corona-tijd veelal extra functies gratis ter beschikking.
Digitale ALV - voorwaarden
Verenigingen kunnen ervoor kiezen om de ALV volledig digitaal te houden. Je moet dan wel enkele belangrijke voorwaarden in acht nemen:
- De ALV is digitaal voor leden volledig te volgen door deel te nemen via een elektronisch communicatiemiddel zoals Teams, Zoom, Google of een andere tool. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden (2:38 BW):
- de deelnemer moet kunnen worden geïdentificeerd;
- hij moet in staat worden gesteld om de vergadering live te volgen; en
- hij moet zijn stem kunnen uitbrengen.
- Leden hebben tot uiterlijk 72 uur voor aanvang van de ALV de mogelijkheid vragen in te dienen naar aanleiding van de eerder gecommuniceerde onderwerpen voor de ALV. Dat kan bijvoorbeeld via email of chat. Deze vragen dienen uiterlijk tijdens de geplande ALV te worden beantwoord.
- De antwoorden op deze vragen moeten op de website van de vereniging worden gepubliceerd of via een ander digitaal communicatiemiddel voor alle leden toegankelijk zijn.
- Het bestuur moet zich, ondanks de volledig digitaal georganiseerde ALV, inspannen om het stellen van nadere vragen ook tijdens de ALV mogelijk te maken, tenzij dit door de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevraagd.
Stappenplan voor organisatie digitale ALV
Lees op de website van sportkoepel NOC*NSF zeer praktische informatie over het organiseren van een (digitale) ALV in coronatijd. Je vindt hier ook het stappenplan voor het organiseren van een online ALV, handige (stem)tools en tips voor online vergaderen.
- Stap 1. Aankondiging elektronische algemene ledenvergadering
- Stap 2. Agenda en versturen stukken
- Stap 3. Verzamel de vragen en maak deze toegankelijk voor de andere leden
(Stap 3a. Vraag eventueel vooraf per email om de stemmen in te dienen) - Stap 4. Check of de elektronische omgeving goed werkt
- Stap 5. Tijdens de algemene ledenvergadering
- Stap 7. Volgende algemene ledenvergadering
- Stap 6. Na de algemene ledenvergadering
Mocht je vragen hebben over het organiseren van een digitale ALV, of over specifieke tools, neem dan gerust contact op met je federatie of met Sportvisserij Nederland.